書類が邪魔

オフィスで仕事をしていると、どうしてもどんどん溜まっていく書類の数々。大切なものも多いために捨てるに捨てられず、さらにきちんと整理する時間もなかなか取れないのが現状ではないでしょうか。そんなときに有用とされているのが、ocrというソフトです。このocrとは何かというと、正式には光学文字認識というシステムで、デジタル化された画像の文字をデータとして読み取ることができるものです。

このocrをどのように使えば有用かというと、スキャナーでスキャンした書類を認識させて、スキャンしたときは画像でしかなかったものを文字のデータにしてしまうことで実現します。これによりパソコンなどにデータを送って保存することができ、その分書類が必要なくなるのです。一旦データにしてしまえば後でプリントアウトすることも可能。何より、必要なときにしか紙に起こさなくてよくなり、その書類をしまう場所を省スペース化できるというわけです。

オフィスの省スペース化はどこであっても課題の1つではないでしょうか。仕事している限り資料などという形で書類はどんどん増えていきます。これをファイリングするのにも時間がかかりますし、またファイルをしまうスペースも限られています。ocrを使うことによって、自分のデスク周りの省スペース化だけでなくファイルの保管場所に関しても省スペース化が図れてしまうということです。

書類をスキャンしただけでこのように利点があるシステムですが、本当にそんなことができるのか、長年書類と一緒に過ごしてきた方には疑問かもしれません。ここでは、スキャンによりスペースを有効に使えるようになる秘密を挙げていきます。

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